Abschlussarbeiten schreiben in Word

Bei dieser Einleitung in die Verwendung von Microsoft Word wird vorausgesetzt, dass der Leser bereits Nutzer des Programms und mit seinen Grundfunktionen vertraut ist.
Eine Anleitung zum Einrichten des Textverarbeitungsprogramms LibreOffice Writer findet sich bei Werner Roth.

Textformatierung

Möchte man Text an bestimmten Stellen in besonderer Weise formatieren, kann man das entweder direkt oder über Formatvorlagen bewerkstelligen. Gerade, wenn man eine Formatierung voraussichtlich öfter benutzen möchte, minimieren Formatvorlagen nicht nur den Arbeitsaufwand, sondern sorgen dank aussagekräftiger Bezeichner auch dafür, dass bspw. Überschriften gleicher Ordnung immer gleich formatiert sind.
Zur automatisierten Vergabe von Formatierungen begibt man sich zunächst über 'Start' in das entsprechende Menu. Dort kann man bereits vorhandene Formatvorlagen modifizieren oder ganz neue Formatvorlagen anlegen. Diese erscheinen dann oben im Startmenu und können jederzeit als Formatierung für markierten Text ausgewählt werden.

Absatzkontrolle und Leerzeichenschutz

Um unschöne Zeilen- und Seitenumbrüche zu vermeiden, stellt Word vorgefertigte Funktionen zur Verfügung.
Einzelne Zeilen am Seitenanfang oder -ende sind kein optisches Highlight und stören zudem den Lesefluss erheblich. Zur Vermeidung dieser Einzelzeilen wird unter 'Start' > 'Absatz' > 'Zeilen- und Seitenumbruch' die Absatzkontrolle aktiviert.
Einige Begriffe, die zusammengehören, werden dennoch durch ein Leerzeichen getrennt, bspw. Zahl und Maßeinheit oder mehrteilige Abkürzungen. Um zu verhindern, dass dieses Leerzeichen für einen Zeilenumbruch genutzt und der Ausdruck damit auseinander gerissen werden kann, ersetzt man das normale Leerzeichen durch ein mit der Tastenkombination Shift+Strg+Leertaste erzeugtes, sog. geschütztes Leerzeichen.

Kopf-/Fußzeilen und Seitennummerierung

Kopf- und Fußzeilen können über ein eigenes Menu (über 'Einfügen' > 'Kopfzeile/Fußzeile') oder per Doppelklick in den betreffenden Bereich eingerichtet und verändert werden. Sobald sie definiert sind, wird dynamsich ein eigener Menupunkt ('Entwurf') mit diversen Bearbeitungsmöglichkeiten angelegt.
Eine fortlaufende Seitennummerierung erfolgt im 'Entwurf'-Menu über 'Seitenzahl' > 'Seitenzahlen' > 'Layout wählen'. Zum Anlegen getrennter Seitennummerierungen für Verzeichnisse und Textteil wird im Menu 'Seitenlayout' > 'Umbrüche' > 'Abschnittsumbrüche' jeweils ein neuer Abschnitt angelegt, der zunächst noch mit den gleichen Kopf- bzw. Fußzeilen wie der vorhergehende ausgestattet ist. Dies ändert man im Menu 'Entwurf' unter dem Punkt 'Navigation': Dort können Abschnittsverknüpfungen deaktiviert und so jedem Abschnitt unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen sowie Seitennummerierungen zugeordnet werden.
Das erwünschte blanke Titelblatt erreicht man ebenfalls über das Menu 'Entwurf'. Hierzu wird unter dem Punkt 'Optionen' 'Erste Seite anders' geklickt und anschließend auf der zweiten Seite auf dem oben beschriebenen Weg als Seitenzahl "2" gewählt.
Ein Wechsel zurück zum Haupttext erfolgt über Doppelklick an die entsprechende Stelle im Text.

Inhaltsverzeichnis

Das Einrichten eines Inhaltsverzeichnisses erfolgt über 'Verweise' > 'Inhaltsverzeichnis' > 'Automatische Tabelle' (funktioniert nur in Kombination mit Formatvorlagen, alternativ gibt es die Möglichkeit, statt einer automatischen Tabelle 'Inhaltsverzeichnis einfügen' zu wählen). Wannimmer Sie neu eingegebene Texte oder Strukturen Ihrem Inhaltsverzeichnis hinzufügen möchten, tun Sie dies über 'Verweise' > 'Tabelle aktualisieren'.

Abbildungsverzeichnis

Im Menu 'Verweise' findet sich unter dem Punkt 'Beschriftungen' die Option, ein Abbildungsverzeichnis einzufügen. Wichtig ist hierbei der Haken bei 'Kategorie und Nummer', da ansonsten eine saubere Zuordnung nicht möglich ist.
Um Abbildungen für das Verzeichnis sichtbar zu machen, muss ihre Bezeichnung über einen Rechtsklick auf die entsprechende Grafik und den Punkt 'Beschriftung einfügen' erfolgen. Im Beschriftungsfenster muss nun als Bezeichnung 'Abbildung' gewählt werden. Um neue oder geänderte Grafiken in das Abbildungsverzeichnis aufzunehmen, wird im Menu 'Verweise' unter dem Punkt 'Beschriftungen' die Option 'Tabelle aktualisieren' gewählt.
Analog zu Abbildungen funktioniert auch das Erstellen eines Tabellenverzeichnisses, nur dass im Fenster 'Abbildungsverzeichnis' als Beschriftungskategorie 'Tabelle' gewählt wird.

Literaturverzeichnis

Für ein Literaturverzeichnis wird zunächst unter 'Verweise' > 'Zitate und Literaturverzeichnis' > 'Quellen verwalten' ein Quellenverzeichnis angelegt. Im Quellen-Manager können neue Quellen zugefügt oder bereits vorhandene aktualisiert werden.
Im Textteil wird dann nach einem Zitat über 'Verweise' > 'Zitate und Literaturverzeichnis' > 'Zitat einfügen' die Quelle direkt ausgewählt und eingetragen. Änderungen und Aktualisierungen der jeweiligen Quellenangabe erfolgen über einen Klick auf Selbige.
Das eigentliche Literaturverzeichnis wird über 'Verweise' > 'Zitate und Literaturverzeichnis' > 'Literaturverzeichnis' angelegt.

Querverweise

Da Textumfang und Struktur einer Abschlussarbeit einem ständigen Wandel unterliegen, ist es sinnvoll und wichtig, an den Stellen, die auf andere Textstellen hinweisen (z.B. mithilfe von Seitenzahlen), mit Querverweisen zu arbeiten. Jeder Verweiszahl sollte über Formatierung eine bestimmte Text- oder Verzeichnisstelle zugeordnet werden, so dass Beide frei verschoben werden können, ohne ihre Zusammengehörigkeit zu verlieren. Hierzu wird die Verweiszahl nicht markiert, sie wird noch nichtmal eingetippt, sondern lediglich über eine Verknüpfung eingefügt. Mit dem Cursor an der Stelle, an der man den Verweis haben möchte, öffnet man über 'Verweise' > 'Beschriftungen' > 'Querverweis' das entsprechende Fenster, wählt dort den Verweistyp sowie die Verweisart und setzt schließlich den direkten Link zum Verweisziel. Anschließend erscheint der Verweistext im Fließtext und wird bei jedem neuen Aufruf oder über F9 aktualisiert.

Fußnoten



Das Setzen von Fußnoten erfolgt über 'Verweise' > 'Fußnoten' > 'Fußnote einfügen' direkt an der Textstelle, an der sie benötigt werden. Der Cursor wird automatisch an den unteren Textrand gesetzt, wo der Fußnotentext einzutragen ist.
Fußnoten werden automatisch fortlaufend nummeriert.


Alle Screenshots wurden dem Anwendungsprogramm Word 2007 von Microsoft entnommen. Nachdruck der Screenshots mit freundlicher Erlaubnis der Microsoft Corporation.